| Противодействие коррупции | |||
|
|
В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона Республики Казахстан «О противодействии коррупции» от 18 ноября 2015 года № 410-V ЗРК, Приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции от 19 октября 2016 года № 12, зарегистрированным в Министерстве юстиции Республики Казахстан 21 ноября 2016 года № 14441, «Об утверждении Типовых правил проведения внутреннего анализа коррупционных рисков» в целях проведения внутреннего анализа коррупционных рисков издан приказ «О создании рабочей группы» № 73 от 14.10.2019 г. для проведения анализа на предмет выявления коррупционных рисков в деятельности КГУ «Центр документации новейшей истории» за 2019 год.
Период проведения анализа коррупционных рисков в деятельности КГУ «ЦДНИ»: с 15 по 29 октября 2019 г.
Анализируемый период: с 03 января по 29 октября 2019 г.
Согласно пункту 8 Типовых правил проведения внутреннего анализа коррупционных рисков, утвержденных приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции от 19 октября 2016 года № 12 (далее – Типовые правила), внутренний анализ деятельности КГУ «ЦДНИ» проводился по следующим направлениям:
1) выявление коррупционных рисков в нормативных правовых актах, затрагивающих деятельность КГУ «ЦДНИ»;
2) выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности КГУ «ЦДНИ».
В соответствии с п. 10 Типовых правил, в рамках организационно-управленческой деятельности рассматривались вопросы:
1) управления персоналом, в том числе сменяемость кадров;
2) урегулирования конфликта интересов;
3) оказания государственных услуг.
4) государственных закупок
1.Выявление коррупционных рисков в нормативных правовых актах, затрагивающих деятельность КГУ «ЦДНИ»
По направлению «выявление коррупционных рисков в нормативных правовых и правовых актах, затрагивающих деятельность КГУ «ЦДНИ» изучены:
Закон «О Национальном архивном фонде» (с учетом положений Закона Республики Казахстан от 16 мая 2018 года № 155-VI «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам архивного дела»), «Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан 20 сентября 2018 г. № 576), «Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703), «Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РК», утвержденные приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 2 октября 2000 г. № 58; нормативные акты, регулирующие процессы оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» - Закон РК «О государственных услугах», Закон РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 13 мая 2019 года № 133.
1.1. Дискреционные полномочия и нормы.
В ходе анализа содержания нормативных правовых актов, регулирующих деятельность КГУ «ЦДНИ», выявлены следующие положения, содержащие дискреционные полномочия и нормы, несущие коррупционный риск в связи с наличием неопределенных формулировок.
В «Правилах комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576 (далее - Правила) имеются следующие положения:
- п.26 параграфа 3 Правил: «Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов (отсутствует формулировка понятия угрозы документам);
- п.194 параграф 9 главы 3 Правил: «Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе, отнесенных к культурным ценностям, а также документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива»;
- п.202 параграфа 9 главы 3 Правил: «Продление установленных сроков выдачи архивных документов допускается в особых случаях по письменному разрешению руководителя архива»;
- п.236 глава 4 параграфа 1главы 4: «Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях на основании решения ЭПК архива или МИО, согласованного с уполномоченным органом».
- в пп. 4 п. 399 параграфа 4 Правил значится: «Доступ пользователей к документам, указанным в подпункте 4) настоящего пункта, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива»;
Рекомендация: внести предложение в уполномоченный орган по архивному делу по устранению дискреционных норм в «Правилах комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами».
1.2 Противоречия в требованиях нормативно-правовых актов по вопросам работы государственных архивов.
Выявленное наличие противоречий в положениях «Правил комплектования, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20.09.2018 г. № 576 и Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах» создает возможность возникновения коррупционных рисков при процессе передачи документов на государственное хранение.
Так в п. 4 ст. 8 Закона«О Национальном архивном фонде и архивах» значится: «При ликвидации юридических лиц документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом»; в пп.1-1 п.1 ст.13: «Передача документов Национального архивного фонда в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами».
В «Правилах комплектования, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами имеются следующие противоречия данной норме:
п.15: «Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
1)по истечении сроков временного хранения архивных документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;
2)при поступлении документов в неупорядоченном виде».
п.16: «Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственников архивных документов…»
п.19: «В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения, описи долговременного (свыше 10 лет) хранения».
п. 30: «Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описей …».
Рекомендация: внести предложение в уполномоченный орган по архивному делу по устранению выявленной коллизии (расхождение содержания) между положениями «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» и Закона «О Национальном архивном фонде и архивах».
2.Выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности КГУ «ЦДНИ».
При изучении нормативных правовых актов, затрагивающих деятельность аппарата, и организационно-управленческой деятельности по вышеуказанным критериям внутренний анализ показал следующее.
Штатная численность ЦДНИ составляет 55 штатных единиц, вакансии отсутствуют.
В штате: директор -1; заместитель директора -1; главный хранитель фондов -1; главный бухгалтер -1; бухгалтер -1, инспектор по кадрам -1; юрист-1, руководителей отделов – 5; архивистов - 30, 13 работников АХО.
В течение 9 месяцев 2019 года было уволено 4 специалиста: 1- в связи с выходом на пенсию, 1 - в связи с переменой места жительства и переездом в другой город, 2 - по собственному желанию в связи с переходом на другую работу.
Значительной текучести кадров не наблюдается. Однако присутствует вероятность таковой в связи с высокой загруженностью специалистов и низкой заработной платой.
Так за 9 месяцев 2019 года отделом по исполнению запросов социально-правового характера было исполнено 12328 запросов при норме на 7 специалистов, занимающихся их исполнением, в 3780 запросов, что в 3 раза превышает установленный норматив.
В соответствии с расчетом, произведенным на основании «Порядка расчета нормативов численности специалистов государственных архивов и их филиалов», утвержденного приказом министра культуры, информации и общественного согласия от 23 апреля 2003 г. № 103, с учетом количества находящихся на государственном хранении в КГУ «ЦДНИ» документов, численность специалистов должна составлять 63 человека.
В результате проведенного анализа отмечено, что отсутствуют факты: конфликта интересов, аффилированности принятых на работу сотрудников с руководителем, аффилированность должностных лиц при государственных закупках, совместной работы близких родственников, супругов и свойственников, нарушения принятых антикоррупционных ограничений и запретов, установленных для должностных лиц действующим законодательством.
Прием на работу специалистов гражданских служащих проходит в форме собеседования в присутствии директора, заместителя директора, инспектора по кадрам и руководителя отдела, в котором имеется вакансия.
По отделу комплектования и инспектирования ведомственных архивов и документации
Основными задачами отдела являются: организация комплектования КГУ «ЦДНИ» документами: управленческими, научно-техническими, личного происхождения, кино-, фото-, фоно-, видеодокументами; организационное и методическое руководство деятельностью ведомственных архивов организаций, учреждений, предприятий и организацией документов в делопроизводстве источников комплектования КГУ «ЦДНИ»; проведение работы по упорядочению документов на договорной основе.
По направлению «выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделения» не выявлены факты наличия конфликта интересов, аффилиированности сотрудников отдела с руководителем, сотрудники отдела работают стабильно, текучесть кадров отсутствует, также не выявлено нарушений принятых антикоррупционных ограничений и запретов. На момент проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в отделе 1 единица руководителя отдела, 9 архивистов.
В результате проведенного анализа деятельности отдела выявлено наличие коррупционного риска, связанного со спецификой работы его специалистов.
Являясь кураторами учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования КГУ «ЦДНИ», оказывая им методическую и практическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного хранения документов, при этом входя в состав экспертной комиссии ЦДНИ и областной ЭПК, специалисты отдела могут выступать заинтересованными лицами при рассмотрении документов, подготовленных в курируемых организациях, на заседаниях ЭК ЦДНИ и Восточно-Казахстанской областной ЭПК.
Рекомендации: проводить правовой всеобуч для предотвращения случаев коррупционного риска.
По отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов
Основными задачами отдела являются: организация хранения и обеспечение сохранности архивных фондов и документов; государственный учет документов КГУ «ЦДНИ»; проведение комплекса работ с уникальными, особо ценными и рассекреченными документами.
По результатам проведенного анализа не установлено положений НПА, способствующих принятию решений специалистами отдела по своему усмотрению, способствующих созданию барьеров при реализации физическими и юридическими лицами своих прав и законных интересов.
По направлению «выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделения» не выявлены факты наличия конфликта интересов, аффилиированности сотрудников отдела с руководителем, сотрудники отдела работают стабильно, текучесть кадров отсутствует, также не выявлено нарушений принятых антикоррупционных ограничений и запретов. На момент проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в отделе 1 единица руководителя отдела, 1 реставратор, 5 единиц архивистов.
Однако, в связи с приведенными выше расчетами необходимой штатной численности специалистов ЦДНИ по отношению к объему хранимых документов, существует крайняя необходимость в увеличении штата отдела в связи с превышением установленных норм выработки на одного специалиста.
Специалисты отдела не контактируют с юридическими и физическими лицами, в этой связи коррупционный риск минимален.
По отделу научно-справочного аппарата и использования документов
Основными задачами отдела являются: разработка и реализация основных направлений работы КГУ «ЦДНИ» по созданию научно-справочного аппарата к документам НАФ, хранящимся в КГУ «ЦДНИ», использованию и публикации документов; изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области использования и публикации документов, внедрение его в практику работы отдела.
По направлению «выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделения» не выявлены факты наличия конфликта интересов, аффилиированности сотрудников отдела с руководителем, сотрудники отдела работают стабильно, текучесть кадров отсутствует, также не выявлено нарушений принятых антикоррупционных ограничений и запретов. На момент проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в отделе 1 единица руководителя отдела, 1 археограф, 1 архивист-переводчик, 1 единица архивиста.
В связи с обслуживанием отделом широких слоев населения в рамках предоставления архивной информации и просветительской деятельности имеется непосредственный контакт специалистов отдела с юридическими и физическими лицами, однако, при отсутствии платных услуг, коррупционная составляющая минимальна и связана более с правовыми коллизиями, изложенными в разделах 1.1. и 1.2. данной справки.
Рекомендации: проводить правовой всеобуч специалистов отдела для предотвращения случаев коррупционного риска.
По отделу информационных технологий
Основными задачами отдела информационных технологий являются: разработка и реализация основных направлений работы по информатизации архивных процессов, созданию электронного архива ЦДНИ, развитию электронных информационно-поисковых систем.
По направлению «выявление коррупционных рисков в нормативных правовых и правовых актах, затрагивающих деятельность отдела» изучены: Законы Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации», от 24 ноября 2015 года «Об информатизации», Указ Президента Республики Казахстан от 8 января 2013 года № 464 «О Государственной программе «Информационный Казахстан - 2020», постановление Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832 «Об утверждении единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности»,
По результатам проведенного анализа не установлено положений, способствующих принятию решений специалистами отдела информационных технологий по своему усмотрению, способствующих созданию барьеров при реализации физическими и юридическими лицами своих прав и законных интересов, правовых пробелов, создающих возможность произвольного толкования нормативных правовых актов. Дискреционные полномочия и нормы не установлены.
По направлению «выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделения» не выявлены факты наличия конфликта интересов, аффилиированности сотрудников отдела с руководителем, сотрудники отдела работают стабильно, текучесть кадров отсутствует, также не выявлено нарушений принятых антикоррупционных ограничений и запретов. На момент проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в отделе 1 единица руководителя отдела, 1 программист, 2 единицы архивистов.
Отдел информационных технологий реализует государственную политику в области информатизации архивных процессов и расширения доступа к архивной информации. В этой связи сотрудники отдела осуществляют информационное наполнение собственного интернет-сайта ЦДНИ, осуществляют мониторинг обеспечения информационной безопасности, защиты и безопасного функционирования объектов информатизации архива. Специалисты отдела не контактируют с юридическими и физическими лицами, в этой связи коррупционный риск минимален.
Направление «Оказание государственных услуг»
Отдел по исполнению запросов социально-правового характера
Основными задачами отдела являются: оказание государственной услугиs «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» в целях обеспечения прав и законных интересов граждан, а также исполнение запросов государственных органов, учреждений и организаций всех форм собственности.
По результатам проведенного анализа не установлено положений НПА, способствующих принятию решений специалистами отдела по своему усмотрению, созданию барьеров при реализации физическими и юридическими лицами своих прав и законных интересов.
По направлению «выявление коррупционных рисков в организационно-управленческой деятельности подразделения» не выявлены факты наличия конфликта интересов, аффилиированности сотрудников отдела с руководителем, сотрудники отдела работают стабильно, текучесть кадров отсутствует. На момент проведения внутреннего анализа коррупционных рисков в отделе 1 единица руководителя отдела, 2 единицы архивистов, регистрирующих социально-правовые запросы, 7 единиц архивистов, исполняющих запросы.
Согласно «Стандарту государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 13.05.2019 № 133, КГУ «ЦДНИ» оказывается одна государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Государственная услуга оказывается бесплатно физическим и юридическим лицам.
В результате анализа рабочей группой установлено следующее:
1. Прямой контакт с услугополучателем.
Согласно п.п. 1,2,) п. 3 «Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется через:
1) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее — Государственная корпорация);
2) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее — портал).
Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.
За отчетный период нарушения сроков исполнения государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» не было.
В связи с ликвидацией личного приема заявителей в архиве риск прямого контакта услугодателя и услугополучателя минимизирован.
Однако, в связи с тем, что зачастую в поступающем через «Государственную корпорацию «Правительство для граждан» или веб-портал «электронного правительства» запросе содержится неполная информация, необходимая для его исполнения, специалист отдела вынужден обращаться к заявителю за уточнением (не указана девичья фамилия, структурное подразделение предприятия, в котором работал заявитель, глава семьи - при подтверждении проживания и т.п.), т.е. возникает прямой контакт с услугополучателем, ведущий к коррупционным рискам.
2. Обеспечение равного доступа к получению государственной услуги.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 5 Закона РК «О государственных услугах» от 15.04.2013г. № 88-V (далее — Закон), услугодатели обязаны создавать необходимые условия для лиц с повышенными требованиями при получении ими государственных услуг.
В целях решения данной проблемы КГУ «ЦДНИ» приняты меры по обеспечению условий для лиц с ограниченными возможностями – имеется специальный пандус, позволяющий инвалиду-колясочнику самостоятельно подняться в здание.
На центральном входе ЦДНИ размещены пиктограмма и стрелки, указывающие расположение пандуса. Также соответствующие пиктограммы и указатели имеются в здании ЦДНИ. Они указывают направление к кабинету приема посетителей, а также направление к выходу из здания, оборудованному пандусом. Кнопка вызова помощника
Рекомендации:
1) Усилить информационно-разъяснительную работу среди специалистов отдела по вопросу противодействия коррупции при оказании государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»;
2) Продолжить регулярные проверки содержания выдаваемых архивных справок на соответствие архивным документам.
3) Осуществлять информационно-разъяснительную работу среди населения по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» и противодействию коррупционным правонарушениям в сфере оказания госуслуг.
Государственные закупки
За анализируемый период проверки работы по данному направлению государственными органами не проводились.
Организация и проведение государственных закупок осуществляется в соответствии с Законом РК от 4 декабря 2015 г. № 434-V «О государственных закупках» и «Правилами осуществления государственных закупок», утвержденными приказом Министра финансов РК от 11 декабря 2015 г. № 648, которые введены в действие 1 января 2016 г.
При проведении анализа установлено следующее: согласно утвержденному плану государственных закупок за 9 месяцев 2019 года проведено 96 закупок, из них:
4 – способом запроса ценовых предложений;
91 – способом из одного источника;
1 – способом открытого конкурса.
За анализируемый период направлено 1 исковое заявление о признании недобросовестным поставщиком ТОО «Aevek».
Государственные закупки товаров, работ и услуг проводятся через веб-портал государственных закупок в электронном виде и исключают какой-либо контакт с поставщиком. Исключительно электронный формат заключения договоров позволил формировать на веб-портале полную и достоверную информацию по закупаемым товарам, работам и услугам и определять их средние закупочные цены. Внедрение электронных договоров и ряда других норм, направленных на упрощение и прозрачность данной процедуры, позволили минимизировать коррупционные риски.
Однако результаты внутреннего анализа свидетельствуют, что в потенциале проведение значительного количества госзакупок способом из одного источника является негативным фактором, так как в своей основе может иметь коррупционную составляющую.
Рекомендации :
неукоснительно соблюдать положения Закона РК от 4 декабря 2015 г. № 434-V «О государственных закупках» и «Правил осуществления государственных закупок», утвержденными приказом Министра финансов РК от 11 декабря 2015 г. № 648;
повышать квалификацию специалистов бухгалтерии путем участия в семинарах по государственным закупкам,
на постоянной основе изучать законодательство и нормативно-правовые акты, регулирующие данную процедуру;
проработать вопрос минимизации доли государственных закупок, осуществляемых способом из одного источника при формировании плана государственных закупок на 2020 г.
Заместитель директора КГУ «Центр документации новейшей истории»
управления культуры, архивов и документации Восточно- Казахстанской области М.Перебеева
Главный бухгалтер
КГУ «ЦДНИ» УКАиД ВКО Э.Имаканова
Руководитель отдела НСА и использования документов
КГУ «ЦДНИ» УКАиД ВКО Л.Кадырова
Руководитель отдела по исполнению запросов социально-правового характера
КГУ «ЦДНИ» УКАиД ВКО М.Исенова
Инспектор по кадрам
КГУ «ЦДНИ» УКАиД ВКО К.Мырзаханова
Руководитель финансового отдела и мониторинга управления культуры,
архивов и документации Восточно-Казахстанской области Н.Смағзамова
Руководитель административно-правового отдела управления культуры,
архивов и документации Восточно-Казахстанской области А.Карагызов
Согласовано
Главный специалист управления профилактики коррупции Департамента Агентства Республики Казахстан
по делам государственной службы и противодействию коррупции по Восточно-Казахстанской области Д.Саримов